Choisir son outil de gestion de projet web

Il existe sur le marché une très grande quantité de solutions de gestion de projet (ou PMO pour Project Management Office) depuis dès années. Il peut être très difficile de savoir choisir tant les offres sont nombreuses et les usages différents. 

Nous ne prétendons pas ici donner des réponses définitives à ces interrogations mais avons listé quelques éléments de choix qui vous aideront à sélectionner la bonne solution selon vos besoins.

Quelles fonctionnalités pour un logiciel de gestion de projet?

Tout d'abord il est bon de définir les fonctions dont vous avez besoin et qui doivent être présentes dans le logiciel que vous allez choisir.

Gestion des tâches et planification

La principale fonction demandée à un PMO est de pouvoir créer des tâches, de les affecter à des ressources, de les organiser entre elles et de les planifier dans le temps.

Selon la méthode classique ou agile sélectionnée pour le projet on visualise ces tâches selon des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban ou des tableaux Scrum par exemple.

Collaboration d’équipe

Avec les ressources on doit définir bien sûr qui va intervenir sur le projet avec quel rôle, quels droits sur l'outil et selon quels workflows.

La collaboration d'équipe est un point clé de ces outils au travers des notifications envoyées aux uns et aux autres selon les différents évènements (création ou modification de tâche, avancement du projet etc...)

Espace de discussion

En parallèle avec la gestion des tâches qui matérialisent le découpage et l'avancement du projet il est souvent essentiel de disposer d'un espace d'échange entre les membres du projet (clients et prestataires) pour discuter tout azimut sur des points qui aboutiront à la définition de tâches. 

Ce peut revêtir la forme d'un forum, de commentaires autour des tâches, d'un système de chat interactif mais dans tous les cas ces échanges devront être archivés en tant que mémoire du projet pour comprendre, quelques fois des années après, le pourquoi de telle ou telle décision qui a été prise.

Espace documentaire

Un projet vient toujours avec sa documentation, qu'elle soit contractuelle en amont (devis, cahier des charges, spécifications fonctionnelles, graphiques ou techniques) ou en aval (documentation technique, guide d'utilisateurs ...).

Ce peut être aussi des documents qu'il faut intégrer dans la solution web à développer.

Dans tous les cas on doit disposer d'un espace documentaire soit sous la forme d'une liste de fichiers (éventuellement hiérarchisée avec dossiers et sous dossiers) soit sous la forme d'un wiki en ligne lui même soumis à une gestion collaborative par les intervenants du projet.

Assistance à l’utilisation de l’outil

Tout outil, même le plus simple, se doit d'être accompagnée par une aide documentaire qui prenne par la main les nouveaux utilisateurs et réponde à leurs principales questions.

Ce peut être une FAQ, des tutos vidéos, un wiki ou un chat connecté avec des bots et un véritable support utilisateur.

Notifications

Un PMO est essentiellement un outil collaboratif qui fait le lien entre les différents membres du projet. Ces membres n'étant pas connectés en permanence sur l'outil et la multiplication des écrans ne permettant pas d'être au courant de toutes les évolutions, il est nécessaire de disposer d'un mécanisme d'alertes (mails, SMS) pour que chacun soit au courant des évolutions qui le concernent.

On définira donc des règles de notification par rôle (client, développeur, chef de projet…) et par événement (création ou modification d'une tâche, ajout d'un commentaire ou d'un document…) pour ne pas non plus submerger tout le monde d'informations inutiles.

L'intégration avec les outils de messagerie doit aussi permettre d'initier ou de répondre à des communications sur la plateforme sans avoir à s'y connecter.

Mobilité

L'outil de gestion de projet est évidemment compatible avec les périphériques mobiles. Même si l'usage est alors forcément limité, les échanges, notifications, commentaires doivent pouvoir être parfaitement exploitables sur un smartphone. 

Les visualisations plus globales (gantt, kanban, tableau scrum…) seront par contre plus lisibles sur un grand écran bien entendu.

Interopérabilité

Si possible la plateforme projet choisie doit pouvoir communiquer en entrée ou en sortie avec vos autres outils. Ce peut être un lien avec un CRM (pour récupérer des informations clients), votre annuaire réseau (pour l'authentification sur la plateforme) ou encore vos dépôts de code (git par exemple pour le contrôle de version des branches du projet). 

Calendrier

La gestion de projet s'intègre dans l'ensemble des tâches qu'un collaborateur doit suivre au quotidien. La présence d'un calendrier personnel dans la plateforme PMO permet de visualiser les rendez-vous projet et les tâches à réaliser jour après jour.

Quels critères pour un PMO ?

Une fois qu'on a défini les fonctions dont on a besoin pour la gestion de nos projets d'autres critères entrent en jeu pour la sélection de l'outil.

Open source ou version payante

La plupart des principales solutions sont aujourd'hui payantes mais il existe encore quelques solutions Open Source qui vous permettent une personnalisation de la plateforme si vous en avez le temps et les ressources nécessaires.

Un des critères de choix pour une version Open Source est évidemment la technologie ou langage utilisé (PHP, Java, Ruby...) qui détermine si oui ou non une ressource dédiée (interne ou externe) sera en mesure de prendre en charge la maintenance de la plateforme.

En parallèle le choix d'une version payante dépend du mode de tarification : est-ce au nombre d'utilisateurs ? au nombre de projets, de tâches ? du volume de données (taille en Go) etc ?

Il faut calculer si l'économie réalisée par une version gratuite reste rentable avec le temps passé à personnaliser et maintenir la solution par vos propres ressources.

Fonctionnement sur un serveur local ou en cloud

 C'est un point souvent lié au précédent mais vous avez le choix entre un fonctionnement 100% géré par l'éditeur en cloud ou sur un serveur que vous gérez vous même dans vos locaux ou en cloud. Encore une fois le choix dépend du degré de personnalisation dont vous avez besoin et des capacités internes de maintenance de l'outil.

Méthodologie projet

Selon votre choix de méthode projet (classique ou agile) certains outils se prêtent mieux que d'autres. Souvent les outils permettent un usage dans les différentes méthodes mais ils sont la plupart du temps conçus dans une optique principale unique. Il est donc essentiel de sélectionner l'outil en fonction de votre méthodologie projet et non l'inverse.