Le Cloud: Enjeux informatique des Mairies pour 2015

Les élections municipales 

Les élections municipales venant de se terminer l'année dernière, forcément, pour les anciennes équipes durant l'année 2012-2013, le budget a été réservé pour la campagne électorale, creusant ainsi des écarts dans l'informatique des mairies qui n'a pas évoluée durant toute cette période.
Or parfois, sont de nouvelles équipes qui sont arrivées. Equipes qui ont besoin de faire des actions visibles très rapides, pour assoir leurs différences d'avec leurs prédécesseurs. 
Malheureusement, les dotations de l'Etat vont baisser de 25% pour l'année 2015 impactant de ce fait directement et fortement la vie des communes.  
On arrive donc à un problème où l'action politique nécessite des dépenses alors que les budgets sont en très forte baisse. 
Actuellement, les budgets pour l'année 2015 sont en cours d'élaboration et vont être votés. 

Comment est composé le budget d'une mairie? 

Un budget de Mairie est divisé en 2 catégories: 

Budget de fonctionnement 

Le budget de fonctionnement retrace toutes les opérations de dépenses et de recettes nécessaires à la gestion courante des services de la commune. 
L'excédent de recettes par rapport aux dépenses, généré par la section de fonctionnement, est utilisé en priorité pour le remboursement du capital emprunté. 
Le surplus constitue l'autofinancement qui permettra d'abonder le financement des investissements à venir. 

Budget d'investissement 

En dépenses : le remboursement de la dette et les dépenses d’équipement de la collectivité (travaux en cours, opérations pour le compte de tiers...) ; tout ce qui est matériel informatique va s'y retrouver : achet de serveurs, de tours, d'équipement informatique diverses type switch ou autres...
En recettes : les emprunts, les dotations et subventions de l’État. On y trouve aussi une recette d’un genre particulier, l’autofinancement, qui correspond en réalité au solde excédentaire de la section de fonctionnement. 

Les enjeux informatiques 

Quels sont les problématiques informatiques d'une mairie: 

?• Maintenance logiciels métiers 
?• Obsolescence du parc matériel et logiciel ?
?• Maintenance des serveurs ?
?• Gestion des mails
?• Gestion des sauvegardes
?• Gestion d'un site web
?• Communication et interactivité avec les administrés ?

La gestion des mails 

Pour une mairie qui n'aurait toujours pas de service Exchange (et donc toujours en POP), avec une vingtaine d'employés, la gestion des mails commence à devenir calamiteuse. D'autant plus qu'aujourd'hui de plus en plus de gens disposent d'un smartphone, d'une tablette et/ou d'un ordinateur portable. 
La traçabilité d'une conversation menée sur différents terminaux est impossible sans service de mail centralisé de type Exchange. 
Le partage de calendrier impossible en POP mène les gens à utiliser différents service (type google calendar) fonctionnant par ailleurs très bien mais comportant plusieurs graves défauts: 

?• pas d'unité dans les solutions utilisées
?• impossibilité de communication inter personnels
?• absolument aucune garantie de service ni de pérennité des données

Les contacts sont complètement éparpillés dans toute la structure, les gens s'envoyant parfois mêmes des carnets d'adresse par mail. Il ne peux ainsi exister de base de contact commune.
La taille des boite aux lettres aussi devient problématiques. Et la création d'archive n'est pas obligatoirement la solution la plus pratique pour les utilisateurs finaux.
En cas d'absence d'un employé sa boite mail n'est pas accessible aux autres! Les mails devront donc attendre le retour dudit employé. 

L'écart des générations 

Le cas Windows XP 

Il est encore possible aujourd'hui de trouver des windows XP!
Cela pose plusieurs problèmes:
?• impossibilité d'installer la dernière version d'Office qui n'est compatible qu'avec Windows 7 minimum ?
?• Plus de mises à jour de sécurité ?
?• Plus de compatibilité avec les logiciels métiers. ?
Par ailleurs, une machine sur un Windows XP a minimum 4 à 5 ans, ce qui fait d'elle la recrus parfaite pour la prochaine campagne de changement des postes. 

Office 2003 - 2013 

Sur un Windows XP on trouvera la plupart du temps un bel office 2003, fonctionnel mais complètement dépassé par rapport aux versions 2013 actuelles. 
Des problèmes se font sentir au niveau des compatibilités, et ce, malgré le pack de compatibilité fourni par Microsoft. 
Les écarts ne feront que s'agrandir au fur et à mesure des changements de postes. 

Office 365 

Office 365 se décompose en plusieurs parties, achetables ou non par un jeu de licences adaptables, en fonction des besoins: 
?• Exchange Online (messagerie unifiée) ?
?• Pack Office ?
?• SharePoint Online ?
?• OneDrive ?
Exchange online permet de répondre aux besoins actuels de messagerie en terme de partage, de sécurité, de portabilité et de mobilité.
Le pack Office, lui, permet les mises à jour automatiques d'une version à l'autre sans surcout: quand le prochain pack 2015 sortira, tous les pack Office 365 2013 se mettront à jour! 
Il est enfin possible de chiffrer les dépenses liées aux Offices à l'année! Et en plus, on pourra s'assurer de l'entière compatibilité des données. Et en plus, on pourra s'assurer de l'entière compatibilité des données .

La partie SharePoint et OneDrive, abordent un autre sujet qui est le Cloud, et qui appelle d'autres questions que nous verront plus en détail dans un prochain article. 

Budget Office 365 dans une Mairie 

Jusqu'ici il semblerait qu'Office 365 rentre malheureusement dans le budget fonctionnement, celui là même qui est grevé de 25% cette année. 

Il est pourtant vital pour l'informaticien de faire comprendre aux élus l'importance de leur outil informatique qui n'est ni gadget ni secondaire! Et ce, malgré les nécessités politiques qui commandent de faire des actions bien visibles par tous les administrés.
La tentation de céder à la politique à court terme ou à long terme...