Visualiser l'adoption de votre Office 365

Il est désormais possible de visualiser tout se qui se passe sur votre Office 365 avec Power BI.

La transition vers Office 365 permet aux entreprises de bénéficier d'une suite complète d'outils de productivité. Toutefois, après la mise en place de cette solution, l'enjeu majeur reste l’adoption par les utilisateurs. Pour évaluer et suivre cette adoption, vous avez besoin de données précises et compréhensibles. Power BI, l’outil de visualisation de données de Microsoft, vous offre la possibilité de suivre l'adoption d'Office 365 en temps réel. Ce puissant outil vous permet de transformer des données complexes en tableaux de bord clairs et visuels, facilitant ainsi les prises de décision.

Dans cet article, nous explorons comment utiliser Power BI pour visualiser et analyser l'adoption d'Office 365 au sein de votre organisation.

Pourquoi suivre l'adoption d'Office 365 ?

Tout d’abord, il est essentiel de comprendre pourquoi il est important de suivre l’adoption d’Office 365. Lorsqu’une entreprise déploie Office 365, elle investit non seulement dans une solution technologique, mais aussi dans une nouvelle manière de collaborer et de travailler. Toutefois, l'adoption par les équipes n’est pas toujours instantanée. Certains employés peuvent continuer à utiliser d’anciens outils, ou avoir du mal à comprendre toutes les fonctionnalités d'Office 365.

Ensuite, mesurer l’adoption permet de s’assurer que cet investissement est rentabilisé. En comprenant comment les équipes utilisent les différentes applications telles que Teams, OneDrive, Outlook, ou SharePoint, vous pouvez identifier les zones où des formations supplémentaires sont nécessaires, ou ajuster les outils en fonction des besoins spécifiques.

Ainsi, un suivi précis de l'adoption vous aide à maximiser l'utilisation de la suite, à améliorer la productivité, et à encourager une meilleure collaboration au sein de l'entreprise.

Les avantages d’utiliser Power BI pour analyser l’adoption

Power BI se présente comme un atout indispensable pour visualiser et comprendre les données d'adoption d'Office 365. Voici quelques-uns des avantages de cet outil :

1. Centralisation des données

En premier lieu, Power BI vous permet de centraliser toutes les données liées à l’utilisation d’Office 365. Par exemple, vous pouvez intégrer des données provenant de Microsoft Graph, le service d'API qui collecte les interactions des utilisateurs avec Office 365. Cela vous permet de suivre en temps réel l’activité sur des applications spécifiques, comme Teams ou SharePoint.

Dès lors, vous disposez d’un tableau de bord unique regroupant toutes les informations nécessaires. Cette centralisation vous évite de passer d’un outil à l’autre et facilite l'analyse globale de l’adoption.

2. Visualisation intuitive

Ensuite, Power BI est conçu pour rendre les données accessibles à tous, même sans compétences techniques avancées. Les tableaux de bord interactifs vous permettent de visualiser l'adoption d'Office 365 sous forme de graphes, camemberts, ou cartes thermiques. Vous pouvez facilement voir quel service est le plus utilisé, ou au contraire, quels outils ne sont pas encore pleinement exploités.

De plus, Power BI vous offre la possibilité de filtrer les données selon différents critères (par équipe, par région, ou par département). Ainsi, vous pouvez analyser l’adoption de manière détaillée et identifier précisément les zones nécessitant des améliorations.

3. Suivi en temps réel

Grâce à l’intégration avec les services cloud de Microsoft, Power BI peut actualiser les données en temps réel. Vous visualisez ainsi les tendances d’adoption au jour le jour. Si un outil comme Teams connaît une forte croissance d’utilisation après une formation interne, vous le saurez immédiatement. Ce suivi en temps réel permet d’ajuster rapidement vos stratégies de formation ou de communication.

En outre, cette réactivité vous aide à éviter les problèmes de sous-utilisation en les identifiant dès qu’ils se présentent.

4. Des insights basés sur l’IA

De plus, Power BI dispose de fonctionnalités d'intelligence artificielle intégrées. Cela signifie que l’outil peut vous fournir des analyses prédictives sur l’adoption d'Office 365. Par exemple, il peut vous indiquer quels départements risquent de rencontrer des difficultés à adopter un outil spécifique, en se basant sur les tendances d’utilisation actuelles.

Ainsi, vous êtes en mesure d’anticiper les besoins de formation ou de support technique, avant que des problèmes n’apparaissent.

Créer un tableau de bord Power BI pour Office 365

Maintenant que vous comprenez les avantages de Power BI, voyons comment mettre en place un tableau de bord pour suivre l'adoption d'Office 365 dans votre organisation.

1. Connecter Power BI à Microsoft Graph

Tout d’abord, pour extraire les données liées à l’adoption d’Office 365, vous devez connecter Power BI à Microsoft Graph. Cela vous permet de récupérer des données précieuses sur l’utilisation des différentes applications. Microsoft Graph fournit des rapports sur des métriques importantes telles que :

• Le nombre de connexions à Teams,
• Le volume de fichiers stockés dans OneDrive,
• Les échanges de courriels sur Outlook,
• L’activité sur SharePoint.

Une fois la connexion établie, vous pouvez commencer à analyser ces données et à les présenter dans des graphiques clairs et intuitifs.

2. Choisir les indicateurs de performance clés (KPI)

Ensuite, il est crucial de définir les indicateurs de performance clés (KPI) pour votre tableau de bord. Ces indicateurs vous permettent de suivre les aspects les plus importants de l'adoption. Par exemple, vous pouvez définir des KPI tels que :

• Le taux d’adoption de chaque application (pourcentage d’utilisateurs actifs),
• Le taux de croissance hebdomadaire ou mensuel,
• Le nombre moyen d'utilisateurs actifs par jour.

Ainsi, ces KPI vous offrent une vue d’ensemble de l’adoption et vous permettent de mesurer la progression de votre projet.

3. Créer des visualisations dynamiques

Après avoir défini vos KPI, vous pouvez commencer à créer des visualisations dynamiques dans Power BI. Utilisez des barres de progression, des cartes thermiques, et des graphiques en courbes pour suivre l’évolution de l'adoption au fil du temps.

De plus, vous pouvez segmenter les données par service, par type d'utilisateur ou par emplacement géographique pour obtenir une vue plus précise. Cette granularité vous permet d’ajuster vos actions en fonction des besoins spécifiques de chaque département ou région.

Comment améliorer l'adoption d'Office 365

Visualiser l'adoption de vos outils avec Power BI est une étape cruciale, mais comment agir sur ces données pour améliorer l’adoption ?

1. Organiser des formations ciblées

Si les données montrent que certains outils, comme OneDrive, sont sous-utilisés, cela peut indiquer un manque de compréhension de leur utilité. En organisant des formations ciblées, vous pouvez aider les employés à mieux comprendre les avantages de ces outils, ce qui augmentera leur utilisation.

Ainsi, en ajustant vos formations en fonction des données d’utilisation, vous optimisez vos efforts pour encourager une adoption plus rapide.

2. Promouvoir les fonctionnalités sous-utilisées

Ensuite, si certaines fonctionnalités d’Office 365, telles que les canaux dans Teams, ne sont pas exploitées, vous pouvez envisager des campagnes internes pour les promouvoir. Partager des exemples concrets d’utilisation ou des études de cas internes peut motiver les équipes à explorer ces fonctionnalités.

De plus, en adaptant vos campagnes de communication en fonction des données de Power BI, vous vous assurez que vos actions ciblent les bons utilisateurs et les bonnes fonctionnalités.

Conclusion : Power BI, un levier pour maximiser l'adoption d'Office 365

En conclusion, Power BI est un outil incontournable pour visualiser et analyser l’adoption d’Office 365 au sein de votre organisation. Grâce à ses capacités de centralisation, de visualisation intuitive et d’analyse en temps réel, il vous aide à mieux comprendre comment vos équipes utilisent ces outils. En exploitant ces données, vous pouvez ajuster vos stratégies de formation et de communication pour maximiser l'adoption et améliorer la productivité de vos employés.

Ne laissez pas l’adoption d’Office 365 au hasard. Avec Power BI, vous avez tout ce qu’il faut pour suivre, analyser et améliorer l’utilisation de vos outils numériques en un coup d'œil.

Comment l'activer ?

Pour cela il faut tout d'abord activer dans votre interface d'administration l'Adoption d'office 365 :

Dans l'onglet 'rapport' cilquez sur 'Utilisation' :

Puis cliquez sur le bloc 'Adoption d'Office 365', ça va ouvrir une fenêtre avec le bouton 'activer' :

Cliquez sur 'activé' et 'Enregistrer'.

Maintenant votre Office 365 va générer un ID de client, mais pour cela ça peux lui prendre des heures en fonction du volume de vos données.

Revenez de temps à autres sur votre interface pour voir si le code a été généré. Il se présentera sous cette forme :

Le code généré, il vous faudra aller sur Power BI pour récupérer et visualiser vos données. 

Configurer Power BI pour visualiser l'adoption de votre 365

Aller dans : https://app.powerbi.com et cliquez en bas à droite sur 'Obtenir des données' :

Choisissez services :

Et dans la barre de recherche tapez 'Adoption' puis cliquez sur  'obtenir maintenant':

C'est là qu'il vous faudra copier-coller le code que vous à fourni votre 365 :

Une fois entré le code puis vos informations d'identifications 365, vous aurez enfin accès au magnifique tableau de vos données mises à jour tous les mois.