Exemple de cahier des charges

Dans une gestion de projet classique le client a la responsabilité de la rédaction du cahier des charges qui est remis à l'agence web.  Le cahier des charges (ou Dossier de Consultation des Entreprises pour les appels d'offre) permet de définir le spécifications fonctionnelles, graphiques et techniques d'un projet internet.  Il doit contenir au minimum les éléments suivants:

• Etude de l’existant : présentation générale de l’établissement, étude de l’environnement (pas seulement informatique), état des lieux.
• Analyse des besoins : description des besoins de l’établissement, définition de l’objectif du projet.
• Description de la solution : caractéristiques fonctionnelles, réponse opérationnelle souhaitée (le prestataire peut avoir la liberté de proposer toute solution technique à partir du moment où les contraintes informatiques de l’établissement sont respectées, si il y’en a)
• Définition de la procédure : découpage en lot ou en phases [pour les projets de grande ampleur], description des conditions commerciales.

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Ce document n'a pas de taille fixe mais il est courant qu'un minimum  de 20 ou 30 pages sont nécessaires pour bien décrire le projet.

• La motivation du projet: pourquoi le projet existe, les manques d'un existant...
• Explication du contexte du projet: son intégration dans un ensemble plus vaste
• Les délais imposés: délais de mise en ligne 
• Le budget minimal et maximal
• Les acteurs du projets: le comité de pilotage avec la méthodologie projet souhaitée
• La cible du site web: les publics visés avec les droits associés et ce que ces publics viennent chercher.
• Les fonctions à développer pour le site
  • La politique de gestion de contenu (workflow, droits, versioning, interfaces back et front office, ...)
  • Les fonctions spécifiques du projet (annuaires, géolocalisation, agendas, formulaires, recherches, téléchargement, etc...)
  • La gestion des langues
  • Les mini sites
• Les contraintes techniques dues à un existant (choix d'un CMS, intégration avec d'autres outils, orientations selon personnel déjà formé etc...)
• La charte graphique à définir ou à reprendre
• Les modalités de consultation (navigateurs, mobilité...)
• La reprise des contenus existants (dans le cas échéant)
• Les conditions d'hébergement, la gestion des noms de domaines
• La garantie du prestataire
• Les conditions de maintenance (corrective, applicative) avec délais et processus d'intervention en cas de panne
• Le besoin en formation

Guide pratique pour un site web

Lorsque vous entreprenez la création d'un site web, la première étape clé est de définir un cahier des charges clair et détaillé. Ce document essentiel permet de cadrer le projet en définissant les objectifs, le périmètre et les exigences fonctionnelles et techniques. Qu’il s’agisse d’un site e-commerce ou d’un site vitrine, un cahier des charges fonctionnel et technique bien rédigé facilite la communication entre les parties prenantes, notamment avec les agences web et le chef de projet.

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

D’abord, le cahier des charges sert à formaliser les attentes. En définissant précisément les besoins, vous évitez les malentendus et les dérapages budgétaires. Le chef de projet utilise ce document pour coordonner les équipes et garantir la bonne réalisation du projet. Il permet aussi de mesurer les écarts éventuels entre les attentes initiales et le résultat final, tout en facilitant les mises à jour au fil du temps.

Les éléments clés d'un cahier des charges

1. Le modèle de cahier des charges

Le choix d’un modèle de cahier des charges dépend de la nature du projet. Pour un site e-commerce, le cahier doit inclure des spécificités techniques comme les fonctionnalités de paiement, de gestion des stocks ou encore les intégrations avec des solutions tierces. À l'inverse, pour un site vitrine, les exigences seront davantage tournées vers le design et l'ergonomie.

2. Le périmètre du projet

Ensuite, le périmètre du projet doit être défini dès le début. Cela inclut les fonctionnalités prioritaires, les délais à respecter et le budget alloué. Le périmètre aide à fixer des objectifs clairs et à éviter les extensions de projet incontrôlées. Un chef de projet rigoureux s’appuiera sur cette définition pour piloter les différentes étapes.

3. Les exigences fonctionnelles et techniques

Lorsque vous rédigez un cahier des charges, il est indispensable de séparer les aspects fonctionnels et techniques. Les fonctionnalités fonctionnelles se concentrent sur les interactions que l'utilisateur aura avec le site, comme la navigation, le moteur de recherche ou les formulaires de contact. D'un autre côté, les exigences techniques incluent les performances du site, la compatibilité avec les navigateurs ou encore la gestion de la sécurité. Pour un site e-commerce, les fonctionnalités comme la gestion des paiements en ligne ou l’automatisation des stocks seront cruciales. Par exemple une intégration avec des systèmes de gestion de documents nécessite une description précise du niveau d'intégration avec gestion des droits et des accès.

La rédaction du cahier des charges

1. La structure du cahier des charges

Pour rédiger un cahier des charges, il est important de structurer le document de manière logique. D’abord, introduisez une présentation générale du projet, y compris le contexte et les objectifs. Puis, détaillez les spécifications fonctionnelles et techniques, avant de conclure avec un plan de déploiement et une estimation des ressources nécessaires. Les agences web s'attendent à ce que ces informations soient organisées de façon claire pour pouvoir proposer des solutions adaptées.

2. Le cahier des charges fonctionnel

Le cahier des charges fonctionnel se concentre sur ce que le site doit permettre à l'utilisateur de faire. Il décrit les fonctionnalités visibles, comme le parcours utilisateur, la navigation, ou encore les options d’inscription. Dans le cadre de la création de site web, cela inclut la définition des types de contenu, des actions possibles (inscription, achat, téléchargement) et des objectifs d’engagement.

3. Le cahier des charges technique

Le cahier des charges technique, quant à lui, décrit les spécifications techniques requises pour supporter les fonctionnalités définies dans le cahier des charges fonctionnel. Cela inclut le choix des technologies à utiliser (PHP, Python, CMS comme WordPress ou Joomla), les performances attendues (temps de chargement, capacité de montée en charge), ainsi que les besoins en matière de sécurité (certificats SSL, protection contre les attaques DDoS). Si des mises à jour régulières sont prévues, il faut également les mentionner.

La mise en place du projet

1. Le rôle du chef de projet

Une fois le cahier des charges rédigé, la mise en place du projet repose sur le chef de projet. Ce dernier est responsable de la coordination entre les différentes parties, y compris les agences web, les développeurs et les designers. Grâce à un cahier des charges technique et fonctionnel bien structuré, il pourra suivre les différentes phases de la réalisation du projet, anticiper les obstacles, et assurer la livraison dans les délais.

2. Anticiper les évolutions

Un bon cahier des charges prévoit également les évolutions à long terme du site, comme les ajouts de nouvelles fonctionnalités ou les mises à jour de sécurité. Anticiper ces éléments permet de garder le site performant et à jour avec les dernières innovations technologiques. Pour un site e-commerce, cela est particulièrement important, car la concurrence et les attentes des utilisateurs évoluent rapidement.

En définitive, rédiger un cahier des charges pour un site web est une étape cruciale pour garantir le succès de la réalisation du projet. Que ce soit un site e-commerce ou un site vitrine, un document bien structuré, comprenant à la fois des spécifications fonctionnelles et techniques, permet d’éviter les mauvaises surprises. Le chef de projet pourra s'appuyer sur ce document pour guider les équipes et livrer un produit final qui répond aux attentes initiales, tout en facilitant les mises à jour futures.

Spécificité d’un cahier des charges pour un site web

Le cahier des charges joue un rôle central dans la réussite de tout projet de création de site web. Bien plus qu’un simple document technique, il définit les objectifs, les exigences fonctionnelles et techniques, ainsi que les contraintes à respecter. Cependant, un cahier des charges pour un site web présente des spécificités qui le rendent unique par rapport à d’autres projets numériques. Dans cet article, nous explorons ces particularités et mettons en lumière les points clés à ne pas négliger pour garantir la réussite de votre site.

L’importance d’un cahier des charges bien structuré

Un outil de communication clair

Tout d’abord, un cahier des charges sert de référence tout au long du projet. Ce document doit permettre une communication claire entre toutes les parties prenantes, qu'il s'agisse du client, du chef de projet ou de l'agence web. En définissant les objectifs et les attentes dès le départ, le cahier des charges facilite la prise de décision et évite les malentendus. Par ailleurs, il offre une vision d’ensemble qui permet d’anticiper les problèmes techniques ou les retards dans le calendrier.

Un cadre précis pour les équipes

Ensuite, il est essentiel que le cahier des charges pour un site web définisse un cadre précis pour les équipes de développement et de design. Il doit inclure des informations détaillées sur le périmètre du projet, les fonctionnalités attendues, ainsi que les technologies à utiliser. Que ce soit pour la conception d’un site e-commerce ou d’un site vitrine, chaque aspect doit être pris en compte pour garantir la cohérence entre les différentes parties du projet.

Les spécificités fonctionnelles et techniques

Définir les fonctionnalités attendues

Un cahier des charges fonctionnel est indispensable pour détailler les fonctionnalités que le site web doit offrir. Ces fonctionnalités concernent les interactions de l’utilisateur avec le site, comme les menus de navigation, les formulaires de contact, ou encore les options de paiement dans le cas d’un site e-commerce. En définissant précisément ces attentes, vous assurez que le site répondra aux besoins des utilisateurs tout en restant performant.

Prendre en compte les aspects techniques

D’un autre côté, le cahier des charges technique se concentre sur les spécifications qui permettent au site de fonctionner correctement. Cela inclut les choix technologiques comme l’utilisation d’un CMS (WordPress, Joomla, etc.) ou d’un framework spécifique, la gestion des performances (vitesse de chargement, compatibilité mobile), et les aspects de sécurité (SSL, protection contre les cyberattaques). Il est crucial que ces éléments soient détaillés dans le cahier des charges pour éviter tout problème au moment de la mise en place du projet.

Prévoir l’évolution du site

Anticiper les mises à jour

Par ailleurs, un bon cahier des charges doit intégrer des sections dédiées aux mises à jour futures. En effet, un site web évolue constamment pour s’adapter aux nouvelles attentes des utilisateurs ou aux changements technologiques. En incluant des mécanismes pour faciliter les évolutions et les ajustements, vous garantissez la pérennité du site. Cela est particulièrement important pour les sites e-commerce, qui nécessitent une surveillance et des améliorations régulières pour rester compétitifs.

Adapter le projet aux nouvelles technologies

De plus, le chef de projet doit veiller à ce que le site puisse évoluer avec le temps. Le cahier des charges peut prévoir l'intégration de nouvelles fonctionnalités ou la compatibilité avec des technologies émergentes. En anticipant ces évolutions dès la rédaction du cahier des charges, vous vous assurez que le site restera pertinent et compétitif dans les années à venir.

Cahier des charges pour une identité visuelle

Tout d’abord, il est important de comprendre pourquoi un cahier des charges est nécessaire dans le cadre de la création d’une identité visuelle. Ce document permet de clarifier vos attentes, de définir les objectifs, et d’encadrer le travail de votre prestataire. Sans cahier des charges, le projet risque de manquer de cohérence et de direction.

Ensuite, en fournissant des informations détaillées dès le départ, vous évitez les malentendus et les mauvaises surprises en cours de projet. Cela garantit que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs et que le prestataire comprend parfaitement la direction artistique à suivre.

Ainsi, rédiger un cahier des charges solide permet de gagner du temps et d’éviter des révisions coûteuses en fin de processus.

Comprendre les objectifs de l'identité visuelle

Avant de rédiger le cahier des charges, il est essentiel de bien définir les objectifs de la nouvelle identité visuelle. Ces objectifs varient selon les entreprises et les situations.

1. Redéfinir l’image de marque

Si votre entreprise souhaite moderniser ou repositionner son image, il est crucial de l’indiquer clairement dans le cahier des charges. Une identité visuelle reflète les valeurs, les missions et la personnalité d’une marque. Par exemple, une entreprise qui souhaite adopter une image plus jeune et dynamique devra l’exprimer dès le départ.

De plus, si la concurrence est forte, il est important d’indiquer comment l’identité visuelle doit aider à vous démarquer. Est-ce par une palette de couleurs spécifique, des formes innovantes, ou un ton visuel distinctif ? Ces éléments doivent être explicités.

2. S'adapter à un nouveau marché

Ensuite, une entreprise qui se lance sur un nouveau marché doit adapter son identité visuelle. Si vous ciblez une audience internationale ou un groupe démographique spécifique, il est essentiel que votre identité visuelle soit en phase avec les attentes culturelles et esthétiques de cette nouvelle audience.

Ainsi, en précisant ces détails, le prestataire saura mieux adapter son travail aux réalités de votre marché.

Décrire l’univers de marque

Une fois les objectifs définis, il faut détailler les éléments qui composent l’univers de marque. Ce point est crucial pour que la nouvelle identité visuelle soit cohérente avec votre image existante, ou pour en créer une nouvelle si nécessaire.

1. Historique de la marque

Tout d’abord, il est utile de donner un bref aperçu de l’histoire de votre marque. Cela permet de contextualiser le projet. Par exemple, une marque existante qui souhaite moderniser son image doit expliquer ce qui a changé dans son environnement ou ses valeurs, et pourquoi une nouvelle identité visuelle est nécessaire.

De plus, un aperçu des succès passés et des campagnes de communication antérieures peut aider le prestataire à mieux comprendre la trajectoire de la marque.

2. Valeurs et positionnement

Ensuite, décrire les valeurs fondamentales de l'entreprise est indispensable. Ces valeurs doivent être reflétées dans la nouvelle identité visuelle. Est-ce que votre entreprise prône la transparence, l’innovation ou l’écologie ? Il est essentiel que ces valeurs soient visibles à travers le choix des couleurs, des formes, et des typographies.

De plus, le positionnement de la marque par rapport à la concurrence est un élément à prendre en compte. Est-ce que la nouvelle identité visuelle doit évoquer le luxe, l’accessibilité, ou encore la performance ? Plus vous serez précis dans cette description, plus le prestataire pourra aligner sa proposition graphique sur vos attentes.

3. Style visuel actuel

Si votre entreprise possède déjà une identité visuelle existante, il est important de la décrire. Cela permet de voir ce qui doit être conservé ou modifié. Vous pouvez, par exemple, souhaiter conserver votre logo tout en changeant les couleurs, ou garder certaines typographies qui sont déjà bien associées à la marque.

Ainsi, en explicitant ce qui doit évoluer et ce qui doit rester, vous facilitez le travail du prestataire et assurez la continuité visuelle de votre marque.

Définir les livrables attendus

Une partie importante du cahier des charges concerne la définition des livrables attendus. Cette section détaille les éléments graphiques que le prestataire devra fournir à la fin du projet.

1. Le logo

Le logo est généralement le cœur de toute identité visuelle. Vous devez préciser si vous souhaitez un logo entièrement nouveau ou une refonte du logo existant. Indiquez également si vous avez des idées de formes, de symboles ou de couleurs spécifiques à intégrer.

De plus, il est utile de préciser si vous avez besoin de versions spécifiques du logo (monochrome, version simplifiée, etc.) pour différentes utilisations (web, print, etc.).

2. La charte graphique

Ensuite, la charte graphique regroupe l’ensemble des règles à respecter pour maintenir une cohérence visuelle. Vous devez préciser dans le cahier des charges si vous attendez une charte graphique complète comprenant :

• Palette de couleurs,
• Typographies,
• Iconographie,
• Styles photographiques.

En ajoutant ces détails, vous permettez au prestataire de livrer un document qui garantira une utilisation uniforme de l'identité visuelle sur tous les supports.

3. Autres supports de communication

Enfin, selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez demander des déclinaisons graphiques spécifiques. Par exemple, un design pour vos cartes de visite, votre papeterie, ou encore des modèles de présentation PowerPoint. Il est essentiel de lister tous les supports nécessaires afin que rien ne soit oublié dans le processus de création.

Conclusion

En définitive, la spécificité d’un cahier des charges pour un site web repose sur sa capacité à formaliser des attentes claires tout en tenant compte des aspects fonctionnels et techniques. Ce document est bien plus qu’une simple formalité administrative ; il constitue la base solide sur laquelle repose la réussite du projet. Que vous travailliez avec des agences web ou en interne, un cahier des charges bien structuré facilite la coordination entre les équipes et garantit que le site final répondra aux attentes initiales tout en étant évolutif et performant.

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