Gestion de versions

La gestion des versions d’un document est l’une des fonctions de la GED qui apporte un bénéfice important.
Généralement sans une Gestion Documentaire les utilisateurs se font des copies des fichiers qu'ils s'échangent par mail. La duplication sur le réseau et dans les différentes boites mail rend le suivi des version impossible.

La gestion des versions permet donc à la fois de tracer les évolutions d’un document, et, par un système de réservation (check-in/check-out), de garantir qu’un utilisateur ne puisse prendre la main sur un document et le modifier s’il est déjà en cours d’édition.

Réservation (check-in/check-out)

La réservation peut être implémentée de différentes façons, mais doit, dans tous les cas, garantir qu’un utilisateur qui fait une réservation verrouille le document jusqu’à la réalisation d’une condition. Cette condition est en général un check-in. On peut également envisager qu’un check-out soit libéré automatiquement au-delà d’un certain délai.

Techniquement, le check-out peut être réalisé automatiquement dès qu’un utilisateur ouvre un document et le check-in réalisé dès qu’il le ferme ; mais la réservation d’un document peut également impliquer que l’utilisateur sorte le document du système le temps de la modification et donc nécessiter un système déclaratif de la part de l’utilisateur.

Incrémentation des versions

En général, l’incrémentation des versions est un compteur automatique qui définit un numéro séquentiel à chaque version successive d’un document.
On peut également avoir des méthodes de calcul de l'incrémentation plus élaborées, par exemple pour prendre en compte les notions de versions mineures/majeures, ou des règles métiers préétablies, qui définissent la construction des numéros de version.
Dans tous les cas, l’historique des versions est conservé et il doit être possible de visualiser une version antérieure d’un document. Chaque modification de document doit donner lieu à une nouvelle version. Ces deux points sont essentiels pour la traçabilité globale du système de gestion documentaire.
Des règles de gestion particulières doivent pouvoir être déclenchées par rapport à des conditions issues du versionning, par exemple lors de la création d’une version majeure, ou selon le temps écoulé depuis la dernière version majeure ou encore selon l’identification des évolutions entre deux versions.