Concepts d'une GED

Nous essayons ici de présenter les principaux concepts manipulés avec une Gestion Documentaire qu'elle soit propriétaire ou Open Source. Les concepts présentés ci-dessous ne représentent pas l’exhaustivité de l’environnement de la gestion documentaire, mais nous semblent nécessaires pour bien appréhender l'ensemble de notre propos sur le site.

Document électronique

La notion de document, si elle ne pose guère de problème dans un univers matériel, doit être précisée dès lors qu’il s’agit de documents électroniques, de fichiers.
Notre approche de la gestion documentaire prend l'acception issue de la norme ISO : « Un document est l’ensemble constitué d’un support d’information et des données enregistrées sur celui-ci, sous une forme en générale permanente et lisible par l’homme ou par une machine. »
En matière de documents électroniques, le support est un format de fichier. Un fichier est créé, modifié et rendu lisible par une application. Par exemple, un document « .doc » est créé, modifié et rendu lisible par l’application Microsoft Word. Les informations quant à elles sont des données informatiques comprises dans l’enveloppe du fichier. Un document est donc une enveloppe du fichier qui contient la plupart du temps des informations (ou métadonnées) pour l'indexation et la recherche.
Nous verrons plus loin que les applications de GED introduisent la notion d’objet documentaire, qui réunit conceptuellement le fichier et les métadonnées qui lui sont attachées.

Contenu

Le terme « contenu » est employé pour désigner un composant informatif cohérent. C'est la même notion qu'on retrouve dans les CMS (Systèmes de Gestion de Contenu) comme Joomla! L’objet documentaire, comme cité plus haut, est un contenu. Le terme s’applique à toute information numérique porteuse de sens.
Les contenus sont, le plus souvent, structurés, c'est-à-dire constitués d’un ensemble de champs d’information. Dans ce cas, on parle de contenus documentaires ou structurés.
Il est parfois difficile de faire la différence entre un ensemble de contenus et un document électronique. C’est souvent le contexte d’utilisation et les traitements réalisés qui permettent de distinguer la nature de l’information et le domaine fonctionnel concerné, et de définir le meilleur type d’outil pour la gérer.
Quelques exemples qui peuvent être considérés comme un document et/ou comme un contenu, pour illustrer notre propos : une brève sur un site d’actualité, une revue d’articles de presse, une image et sa légende, une fiche descriptive de produit, une notice de document, un catalogue de produits en format PDF, un module documentaire etc...

Workflow

Un document de GED subit diverses altérations pendant son cycle de vie. Il peut changer d'état (brouillon, en attente de validation, validé, publié, archivé, etc) suite à des interventions de différents acteurs selon des droits différents. C'est cette combinaison etat/droits qui définir le workflow du document. L'objectif d'un workflow est de permettre de formaliser et de fluidifier des processus, via l’enchaînement de tâches unitaires entre différents acteurs.

Versioning

Un autre concept clé d'une Gestion Documentaire est la possibilité de conserver et d'archiver les versions successives d'un document ou d'un fichier.