Dématérialisation des process
Une des motivations principales pour mettre en place une GED Open Source est la dématérialisation des processus métiers. On met nettement moins l'accent ici sur la disponibilité, le classement, l'indexation et la recherche pour se concentrer sur la transformation de processus manuels et papiers par des opérations numériques plus rapides, plus tracées et plus efficaces.
La Gestion Electronique de Documents vise en effet plus à l'informatisation des processus qu'à la digitalisation des documents. D'ailleurs on parle de Gestion Electronique de Documents, non de Gestion de Documents Electroniques. L'enjeu n'est plus de remplacer la machine à écrire par un document informatique mais d'informatiser le traitement de ces documents.
En ce sens la dématérialisation des processus devient l'enjeu central et souvent la raison principale pour la mise en place d'une gestion électronique de documents. Tout l'enjeu ensuite réside dans la simplicité et l'efficacité des solutions proposées pour réaliser cette dématérialisation.
Les éléments qui constituent un workflow de dématérialisation sont généralement:
- le document manipulé (demande d'achat, réservation d'une ressource, dépose d'une RTT ...)
- les états du document
- les droits d'accès liés au document
- les notifications emails
La dématérialisation d'un process revient à modéliser tout le cycle de vie du document électronique avec ses changements d'état, ses acteurs, ses alertes etc.
GED et dématérialisation
La digitalisation de vos process métiers fait partie intégrante d'une Gestion Electronique de Documents Open Source.
A la différence des autres rubriques nous parlerons ici moins de disponibilité, classement, indexation ou de recherche de documents pour se focaliser sur la numérisation de processus manuels et papiers dans un objectif de gain en vitesse, traçabilité et efficacité..
Qui ne souhaite pas améliorer sa productivité en dématérialisant ses processus mais qui hésite car cela lui semble compliqué ? Nous essayerons ici de donner une vision opérationnelle, par processus métier, de la mise en œuvre et des bénéfices de la dématérialisation.
Cette analyse résumée par processus métier permettra à chacun de puiser des arguments clés pour une application concrète:
- Quels sont les processus métier qui peuvent être concernés par la dématérialisation ?
- Quelles sont les contraintes réglementaires ?
- Quels sont les moyens à mettre en œuvre ?
Définition
Si la définition littérale serait "Substitution d’un document papier par un document électronique", la dématérialisation peut s’entendre comme externe à l’entreprise ou interne à l’entreprise.
La dématérialisation externe consiste en la dématérialisation d’un échange avec un tiers de l’entreprise: client, fournisseur, banque, administration fiscale, organisme social, etc. L’échange dématérialisé peut porter sur un seul type de document ou un ensemble de documents. Dans ce cadre, bien souvent l’entreprise doit mettre en oeuvre le(s) moyen(s) assurant la preuve numérique des informations. On parle alors d'EDI (Echanges de Données Informatisées).
À contrario, la dématérialisation interne n’est pas visible des tiers et ne concerne que des processus spécifiques à l’entreprise. À titre d’exemple, on peut citer le scan d’une facture fournisseur qui alimente un workflow (flux de décision). Le fournisseur ne sait pas que sa facture a été dématérialisée, mais lors d’une vérification, le service comptable de l’entreprise a l’original sous les yeux apportant une réponse en temps réel à son fournisseur.
GED sur mesure avec Joomla!
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Démat Achat– Comptabilité fournisseurs:
Dans le cadre de la dématérialisation des processus d'une GED Open Source, le processus « Achat – Comptabilité Fournisseurs » recouvre les différentes étapes de la demande d’achat au paiement, en passant par la commande d’achat et la facture fournisseur. Achat– Comptabilité fournisseurs Outre la dématérialisation de plusieurs documents dont la commande et la facture, le processus de validation d’un achat peut‐être fluidifié notamment avec la mise en place d’un Workflow.La dématérialisation des bulletins de paie:
Parmi les processus métier à dématérialiser ceux liés aux RH (Ressources Humaines), très nombreux et variés, font souvent partie de ceux auxquels on pense immédiatement comme la dématérialisation des bulletins de paie . Mais il y a aussi la dématérialisation des déclarations, entretiens, notes de frais et gestion de la formation.La dématérialisation des factures:
Dématérialiser le processus « Administration des ventes – Comptabilité clients » est une partie de la GED qui couvre l’intégralité de la chaîne de vente : De la gestion des commandes clients jusqu’à la facturation et au recouvrement. La dématérialisation des factures repose généralement sur le traitement de documents reçus par fax ou par e‐mail dans le cas des commandes clients, ou à émettre par courrier ou au format électronique dans le cas de la facture client.Joomla! et la dématérialisation:
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