Achats fournisseurs

Dans le cadre de la dématérialisation des processus d'une GED Open Source, le processus « Achat – Comptabilité Fournisseurs » recouvre les différentes étapes de la demande d’achat au paiement, en passant par la commande d’achat et la facture fournisseur. Outre la dématérialisation de plusieurs documents dont la commande et la facture, le processus de validation d’un achat peut‐être fluidifié notamment avec la mise en place d’un Workflow.

De la demande d’achat à la commande d’achat

La commande d’achat est le résultat opérationnel d’une demande d’achat validée. Les critères de validation d’une demande d’achat sont multiples (pertinence, adéquation par rapport au budget, prix…) et impliquent plusieurs acteurs dans l’entreprise (hiérarchique, service achat, direction financière…). Chaque entreprise a ses propres règles de validation. L’utilisation d’un logiciel de Workflow fluidifie ce cheminement, avec par exemple des alertes générées lorsqu’un collaborateur ne valide pas dans le délai imparti.
Par ailleurs, une demande d’achat correctement constituée (bon article, bon fournisseur, bon prix …) facilite sa validation interne.

Dès que la demande d’achat reçoit son visa, elle est transformée en une commande pour être adressée au fournisseur selon le canal et le timing appropriés : un fichier PDF par e‐mail, un fichier EDI, un fax, un courrier postal, l’association d’un service de courrier ou de fax et de gestion des achats garantit de nombreuses économies.

Certaines entreprises utilisent aussi des plates‐formes d’E‐Procurement, qui couvrent les fonctions nécessaires au déroulement du processus vu ci‐dessus et offrent des fonctions complémentaires comme le sourcing de fournisseurs.

La facture fournisseur

La réception de la facture fournisseur engendre de nombreux traitements manuels : ouverture du courrier, circulation de la facture pour vérification, saisie dans la comptabilité fournisseur, établissement du bon à payer, paiement du fournisseur, archivage papier. Les pertes et erreurs fréquentes sont sources de litiges avec les fournisseurs. La dématérialisation de la facture fournisseur diminue considérablement ces litiges et accélère son traitement. Elle peut être réalisée grâce à la facturation électronique et/ou la numérisation de la facture papier. Les éléments nécessaires à la mise en oeuvre de la facturation électronique sont identiques à ceux décrits dans le chapitre concernant la facture client La majorité des factures fournisseurs étant reçues par courrier, la numérisation est la première étape vers la dématérialisation et l’automatisation du traitement des factures fournisseurs. La numérisation commence par le scan de la facture qui transforme la facture papier en une image dématérialisée. Elle s’effectue avec un scanner et un logiciel associé.