Dématérialisation des bulletins de paie

Parmi les processus métier à dématérialiser ceux liés aux RH (Ressources Humaines), très nombreux et variés, font souvent partie de ceux auxquels on pense immédiatement:

• Établissement de la paie
• Déclarations
• Entretiens
• Notes de frais
• Gestion de la formation
• …

Ce sont par ailleurs des process sensibles qui doivent être réalisés en temps et en heure : paiement du
salarié, déclarations sociales…
L’utilisation d’un portail self‐service pour la saisie directe par le salarié d’éléments comme les congés ou
encore les frais est un élément moteur de l’optimisation des processus RH. 

Processus de paie

L’établissement de la paie est au coeur de la gestion des RH. Nous le schématisons en cinq étapes :

• Décompte heure/jour par collaborateur
• Calcul de la paie
• Edition bulletin
• Diffusion
• Paiement

Le décompte des heures peut se faire selon plusieurs moyens dont la saisie par le collaborateur sur un portail self‐service ou par le recueil des informations issues des badgeuses. La gestion des évènements d’activité, de congés et la transmission des justificatifs se traitent via des portails RH, dématérialisant ainsi tous les processus précédemment gérés sur des formulaires. Depuis 2009, l’entreprise peut dématérialiser le bulletin de paie. Cette dématérialisation doit se faire avec l’accord du salarié et garantir l’intégrité des données. L’employeur doit conserver pendant 5 ans les bulletins dématérialisés. L’intégrité des données induit l’usage d’un archivage « à valeur probante » pour l’entreprise durant les 5 ans. Le collaborateur doit lui aussi prévoir d’archiver ses bulletins de salaires jusqu’au calcul de sa retraite.

Pour la diffusion des bulletins de paie par courrier, la problématique de l’impression jusqu’à la remise aux collaborateurs, est identique à l’envoi de factures clients ou de mailing marketing papier. Pour optimiser les étapes d’impression, de mise sous pli et d’envoi postal au domicile du salarié, le bureau de poste électronique privé est la meilleure solution.

Processus déclarations sociales

Les déclarations auprès de l’administration et des organismes sociaux sont nombreuses et sont réalisables soit sur des portails dédiés soit par l’envoi de fichiers EDI ou XML.

• DADS‐U (Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée)
• DUCS (Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales)
• DUE (Déclaration Unique d’Embauche)
• DSIJ/IJSS (Indemnité Journalière de Sécurité Sociale)
• AED : Attestation Employeur Dématérialisée

La CNAM est prête à recevoir des flux XML pour les attestations de salaire. Avec 30% des déclarations qui nécessitent un aller‐retour, il est facile d’imaginer une première optimisation possible grâce à l’envoi de cette attestation dématérialisée. Avec 3000 salariés à gérer en France, IDEX a rapidement choisi de dématérialiser ses attestations de salaire et d’optimiser son processus de traitement des arrêts maladies.

La gestion des entretiens professionnels

Les entretiens professionnels constituent au niveau des services RH une tâche relativement lourde à mettre en place annuellement. Ils se déroulent en 3 étapes :

• Lancement de la campagne avec mise à disposition de supports d’entretien, convocations
• Déroulement des entretiens
• Récupération des informations et suivi d’avancement

Très chronophage et consommateur de papier, ce processus est en train de se dématérialiser progressivement dans les entreprises. Les supports d’entretien sont numérisés, mis en ligne via des portails. Les convocations et alertes sont traitées par email.

Processus note de frais

Le processus note de frais peut‐être simplifié en 4 étapes :

• Saisie note de frais
• Justificatif
• Validation
• Paiement

Un fonctionnement courant en entreprise est :

• Saisie de la note de frais dans un fichier, impression de celle‐ci et signature par le collaborateur
• Signature par le responsable hiérarchique
• Envoi de la note de frais et de ses justificatifs à la comptabilité pour vérification
• Saisie en comptabilité

Cette double saisie peut être évitée et la circulation de la note de frais peut‐être automatisée. Cette dématérialisation interne à l’entreprise est porteuse de gains de productivité.