Dématérialisation des factures

Dématérialiser le processus « Administration des ventes – Comptabilité clients » est une partie de la GED qui couvre l’intégralité de la chaîne de vente : De la gestion des commandes clients jusqu’à la facturation et au recouvrement.
Il repose généralement sur le traitement de documents reçus par fax ou par e‐mail dans le cas des commandes clients, ou à émettre par courrier ou au format électronique dans le cas de la facture client. Ces deux documents peuvent être dématérialisés afin d’en automatiser leur traitement et bénéficier ainsi de nombreux avantages. Au‐delà de ces documents, la dématérialisation du paiement et du recouvrement améliore la productivité de l’entreprise.

Traitement de la commande client

Les commandes clients, pilier de l’activité commerciale d’une entreprise doivent être traitées rapidement et avec précision. Un traitement automatisé de ces commandes réduit les surcoûts et les risques (pertes, erreurs, retards, litiges) d'une gestion manuelle.

Les entreprises reçoivent les commandes par différents canaux (chacun avec son traitement particulier) : courrier, fax (et dans ce cas il faut passer par une capture OCR et un analyse sémantique), e‐mail, EDI, WEB (données déjà dans un format électronique).

Les commandes peuvent ensuite suivre un parcours de validation ou workflow selon l’organisation au sein de l’entreprise avec des alertes emails de notifications pour des traitements rapides (vérifications et validations). L’utilisation d’une telle solution accélère radicalement le traitement des commandes, supprime la saisie manuelle et renforce le contrôle avant livraison ou exécution : la relation client est améliorée. 

 La facturation client

Trois moyens sont disponibles pour dématérialiser une facture client :

• L’utilisation d’un service de courrier externalisé
• La dématérialisation simple
• La dématérialisation fiscale

Ces trois possibilités peuvent coexister mais leur utilisation doit tenir compte du choix des clients ainsi que de leur capacité technologique à traiter la facture dans le format émis par le fournisseur. Il n’est pas réaliste d’imaginer avoir 100% de clients en dématérialisation fiscale, alors que moins de 10% d’entreprises sont équipées aujourd’hui de solution de dématérialisation fiscale.

Suivi des paiements et le recouvrement

Il est essentiel pour la bonne santé de l'entreprise de garantir son cash‐flow. Que ce soit pour l’optimisation des flux de trésorerie, l’automatisation des règlements ou l’accélération du recouvrement client, la dématérialisation est alors incontournable.
La réception quotidienne de relevés de compte dématérialisés associée à une bonne gestion des prévisions d’encaissement et des décaissements donnent une situation en temps réel du tableau de trésorerie. Le paiement peut être réalisé grâce à la mise en oeuvre de moyens dématérialisés (l’entreprise prélève son client ou son client effectue un virement). Lorsque le paiement n’est pas effectué dans les délais prévus par les Conditions Générales de Ventes (CGV), l’entreprise déclenche alors un processus de recouvrement de créances qui peut être automatisé (relance par SMS, fax, courrier simple, lettre recommandée avec ou sans accusé de réception).