Enjeux d'une GED

Une des principales motivations pour la mise en place d'une gestion documentaire (GED) est d'organiser dans le temps (workflow) et sémantiquement (classification) des données là ou les CMS (comme Joomla!) sont des solutions techniques pour structurer et présenter des contenus.

Les outils de gestion de contenu Web s’orientent vers la diffusion de contenus structurés : leur mise en forme, leur publication, leur facilité d’accès par un large public, etc... Alors que les outils de gestion documentaire mettent l’accent sur les processus de gestion en amont, comme la possibilité de réaliser une indexation riche ou d’intégrer des règles de traitement (workflow, transformation, alertes conditionnelles), par exemple.

Le rôle des métadonnées

En l'absence des métadonnées, la gestion des documents électroniques ne serait pas possible car les formats de fichiers encore trop propriétaires ne permettent as une compréhension intime des données. Seul le nom du fichier et son type (MIME) peuvent être universellement connus. Seule l'application qui a crée la GED comprend le document.
Les métadonnées sont les informations associées aux documents gérés. Elles servent à qualifier les documents, leur apporter une information complémentaire qui soit exploitable. La métadonnée est directement utile en tant qu’information, mais surtout elle est la base des fonctions de recherche, ou de traitements sélectifs appliqués aux documents.
Pour disposer de fonctions avancées, un système de GED doit permettre d’associer aux documents des informations structurées exploitables. C’est tout l’enjeu des métadonnées.
Les métadonnées typiques incluent, par exemple, le titre, l’auteur, la description, la langue et la date de publication.
 

Référentiel de classement

La plupart des solutions de gestion de contenu intègrent un ou plusieurs référentiels de classement.
Dès lors que l’on parle d’organisation professionnelle, de métiers spécifiques et de procédures de gestion documentaire, il est indispensable de disposer d’une structure qui serve de colonne vertébrale au système de gestion documentaire – c’est le rôle du référentiel de classement. Il s'agit de l'un des outils les plus importants. Les usages qui reposent sur cet outil constituent un facteur non négligeable dans le choix d'une solution.
Les outils de GED sont plus ou moins élaborés, mais permettent a minima de définir un plan de classement c'est-à-dire une arborescence hiérarchique par rapport à laquelle sont classés les documents. Ils peuvent aller jusqu'à permettre de gérer des vocabulaires métiers avec synonyme, liens de proximité sémantique, multihiérarchies et traductions de termes. On parlera alors de thésaurus ou d’ontologie.
L'utilité d'un référentiel de classement concerne différentes fonctions : aide à l'indexation, vocabulaires communs (glossaires), recherche avancée (avec prise en compte des synonymes, de la proximité sémantique, par exemple), ou encore navigation par facettes.

Dans notre solution FlexiGED notre référentiel de classement permet de créer des vues personnalisées sur des contenus partagés.

Prise en compte du cycle de vie

Pour optimiser la gestion des ressources documentaires, il faut gérer leur cycle de vie qui s’étend de leur création jusqu’au-delà de leur utilité opérationnelle.
Un document est d’abord conçu en mettant en oeuvre un ensemble de processus avant de pouvoir être utilisé. Par exemple, un contrat est rédigé, modifié, validé, imprimé, signé puis envoyé, souvent sous forme papier. Le cycle de vie inclut toutes ces phases, depuis son élaboration jusqu’à son archivage définitif ou sa destruction.
La gestion du cycle de vie des documents électroniques doit être réalisée au moins aussi finement que celle des documents papier. En effet, du fait de la facilité de duplication, de transmission et de stockage des documents électroniques, leur nombre est nettement plus important. Ceci induit différents problèmes, notamment de traçabilité entre versions, de capacité à trouver une information précise ou encore de volume de stockage.

Dématérialisation et transformation numérique

Les solutions de GED sont à même de gérer différents types de documents, qu’ils soient issus d’applications bureautiques ou d’un processus de numérisation.
La numérisation ou dématérialisation (également appelée « démat ») consiste en la transformation d’un document d’un support matériel en données électroniques. Il peut s’agir par exemple de la numérisation d’un document papier vers un document bureautique, d’un ensemble de formulaires vers une base de données, de la transformation d’un film ou d’un enregistrement sonore sur bande en fichier multimédia, etc.
Depuis de nombreuses années, le « zéro papier » est présenté comme un objectif, même si tous s’accordent sur le fait que le zéro ne sera probablement jamais atteint. La dématérialisation permet néanmoins de bénéficier des avantages du numérique sur l’ensemble des contenus dématérialisés.
Certaines organisations ont intégré cela et leurs projets de gestion d’informations s’orientent vers le « tout-en-un » qui permet de bénéficier d’accès et de modes de gestion unifiés pour tous les contenus, qu’ils soient physiques et numériques.