Historique de la GED

Au début des années 80 certains éditeurs ont commencé à développer les prémices de ce que sera la GED, à l'époque des logiciels pour gérer les documents papiers. Ces systèmes fonctionnaient avec des documents papier qui incluaient non seulement des documents imprimés et publiés mais aussi des photos etc..

Plus tard des développeurs ont démarré un second type de logiciels qui pouvait gérer des documents électroniques, c'est à dire tous ces documents ou fichiers créés sur ordinateur et souvent stockés dans des dossiers utilisateurs d'un disque local ou réseau. Les premières GED (Gestion Electronique de Documents) géraient des types de fichiers propriétaires, ou un nombre limités de formats de fichiers. La plupart de ces systèmes furent connus et utilisés comme des solutions de numérisation puisqu'ils se focalisaient sur la capture, le stockage, l'indexation et de retrait des formats de fichiers image. Ces solutions ont évolué à un point où les systèmes pouvaient gérer n'importe quel type de format de fichiers stockés sur un réseau. Les applications ont continuer d'évoluer pour englober les outils collaboratif de documents électroniques avec la gestion de la sécurité, le workflow et les fonctions d'audit. 

Ces systèmes ont permis à une organisation de numériser des faxes, des formulaires, de sauvegarder des copies des documents comme iamges et de ranger ces images dans un entrepot sécurisé pour une extraction rapide (extraction rapide rendue possible par l'enregistrement sous format texte du document d'origine par des procédés OCR et l'indexation en base de données).

Alors que beaucoup de solutions de GED rangent les documents dans leur format natif (Microsoft Word ou Excel, PDF...), les systèmes orientés web commencent à ranger les contenus sous la forme HTML ce qui requiert un processus d'import des contenus. Cependant une fois le contenu importé, la Gestion Documentaire fonctionne comme un moteur de recherche web pour permettre aux utilisateurs une recherche précise et rapide. Le format HTML permet une meilleure application des fonctions de recherche comme la recherche full-text ou l'assistance par suggestion de mots.