Notifications emails

Dans notre Gestion Electronique de Documents Open Source FlexiGED un mécanisme de notification emails permet d'alerter certains utilisateurs de la dépose d'un nouveau document ou de la modification d'un document et/ou fichier déjà présent.

Une fois cette option activée en back office on définit par groupe d'utilisateurs si elle est autorisée ou interdite

Enfin pour chaque utilisateur on peut aussi désactiver cette fonction, même si elle est autorisée au niveau du groupe.

Les workflows et les notifications par e-mail sont des fonctionnalités essentielles dans une solution de GED (gestion électronique de documents). Ils permettent de rationaliser et d'automatiser les processus de gestion documentaire, ce qui peut améliorer considérablement la productivité et la qualité des tâches liées à la gestion de documents.

Les workflows dans une solution de GED sont des séquences d'étapes prédéfinies qui sont suivies pour traiter un document, depuis sa création jusqu'à sa finalisation. Les étapes peuvent inclure l'examen, l'approbation, la modification, la signature, la publication et l'archivage. Les workflows peuvent être définis en fonction des besoins de l'entreprise et peuvent être personnalisés pour répondre à des besoins spécifiques.

Les workflows dans une solution de GED sont généralement automatisés, ce qui signifie que les documents sont automatiquement acheminés à la personne ou au groupe de personnes approprié(e)s pour traitement. Les workflows peuvent également inclure des notifications par e-mail pour informer les utilisateurs des étapes suivantes du processus.

Les notifications par e-mail dans une solution de GED sont envoyées automatiquement à des destinataires spécifiques pour les informer des événements liés à la gestion documentaire. Les notifications peuvent inclure des informations sur les modifications apportées aux documents, les approbations, les refus, les commentaires, les tâches en attente et les rappels de délais.

Les notifications par e-mail peuvent être personnalisées en fonction des besoins de l'utilisateur. Les notifications peuvent être envoyées à des groupes de destinataires spécifiques en fonction du type de document ou de l'étape du processus, ce qui permet de garantir que les personnes concernées sont informées de manière rapide et efficace.

En utilisant les workflows et les notifications par e-mail dans une solution de GED, les entreprises peuvent améliorer la qualité de leurs processus de gestion documentaire et réduire le temps et les coûts associés à la gestion des documents. Les workflows et les notifications par e-mail permettent également de garantir que les documents sont traités de manière cohérente et conformément aux politiques et aux procédures de l'entreprise.

Enfin, il convient de noter que les workflows et les notifications par e-mail ne sont que des fonctionnalités parmi d'autres dans une solution de GED. Les entreprises peuvent également bénéficier d'autres fonctionnalités telles que la recherche de documents, le contrôle d'accès et la collaboration en temps réel pour améliorer leur gestion documentaire.