Tags vs arborescence

Une Ged Open Source comme FlexiGED propose d'autres classements possibles que la simple arborescence unique de fichiers.

Pourquoi Flexiged n'utilise pas seulement une arborescence de fichiers ?

La convention veut que les fichiers sont classiquement rangés dans des répertoires selon une arborescence unique. Ce mode de rangement unique provient d'un long héritage depuis la fin des années 70 (!) où le seul moyen de rangement et de classement était de définir des sous-répertoires en cascade bien avant l'arrivée et la démocratisation des bases de données avec leurs capacité de recherches avancées.

Cependant force est de constater que l'imposition d'une arborescence unique plus ou moins complexe ne convient plus aujourd'hui au classement et à la recherche de documents.

En effet différents services peuvent avoir besoin d'acceder aux mêmes documents mais selon des logiques tout à fait différentes. Le service achat va avoir tendance à classer des documents selon les fournisseurs alors que le service commercial préferera une arborescence selon les clients. Pour autant beaucoup de documents peuvent être classés et recherchés selon l'une ou l'autre des classifications.

La solution trop souvent utilisée revient à dupliquer le document dans sa propre arborescence. Il s'en suit une perte de traçabilité des documents, de versioning et une sur consommation inutile des espaces de stockage. 

Il faut donc trouver un moyen pour s'affranchir d'une arborescence unique tout en permettant, sans duplication, qu'un même fichier puisse être facilement classé et retrouvé selon les critères de chacun. On peut conserver une arborescence de dossiers pour faciliter une transition d'usage ou parce que dans certains cas les dossiers sont plus adaptés mais il faut permettre des arborescences virtuelles personnalisées par utilisateur selon son propre plan de classement.

On conserve cependant la possibilité de ranger ses documents selon une arborescence unique pour faciliter l'adoption de la GED et accompagner les utilisateurs dans le changement mais ce n'est clairement pas la solution idéale:

Exploitation des arborescences virtuelles ou vues personnalisées

Notre solution ajoute à l'arborescence unique de fichiers autant d'arborescences virtuelles ou arborescences personnalisées que d'utilisateurs. Chacune de ces arborescences est une hierarchie de filtres personnalisée par utilisateur.  Ces filtres permettent des recherches sur les documents selon:

• le titre du fichier (renseigné automatiquement)
• le résumé du document (optionnel)
• le contenu du fichier (indéxé automatiquement)
• des tags métiers qu'on aura mis en place pour chaque GED installée (obligatoires)

Lors de l'ajout d'un fichier dans FlexiGED un document qui englobe le fichier est crée dont le but principal est d'ajouter ces tags.

Mais pour éviter que la GED ressemble vitre à un fourretout mal géré avec tous les documents et fichiers en vrac chaque utilisateur crée des arborescences virtuelles ou vues personnalisées qui mémorisent les critères de recherche significatifs pour lui. Ces vues personnalisées sont des filtres de recherche qu'on peut creer, modifier ou supprimer puis organiser selon sa propre arborescence.

Ainsi ces arborescences virtuelles sont autant de vues hierarchisées et prédéfinies sur les documents usuels pour chaque utilisateur ce qui permet qu'un même fichier/document apparaisse dans des classements différents par utilisateur.