Mairie de Luzaches
Intranet
Optimisation des process
2024
Objectifs
La Mairie de Luzarches voulait se doter d'un intranet SharePoint afin de proposer un outil de travail unique à tous ses services. Il s'agissait d'un projet par lot où chaque lot concerne un service donné pour fluidifier et automatiser les échanges entre collaborateurs. A ce titre, Pulsar IT a accompagné la mairie pour concevoir et mettre en place cet Intranet. Les objectifs du projet étaient :
- Séparer le contenu de l'agent qui l'a créé
- Faciliter les échanges inter services
- Unifier les flux de documents
- Créer un moteur de recherche pertinent
- Supprimer les mails de partage de documents inutiles et énergivores
Solutions apportées
- Un écosystème Microsoft 365 : Exchange / Office / OneDrive (contraire de open source cher à Pulsar mais plus indiqué ici) étant déjà utilisé quotidiennement, SharePoint Online est l'évolution naturelle du portail intranet pour lier ces différents outils.
- Une solution créée en 5 jours de travail par service
- 3 phases de travail :
- Définition du besoin
- Présentation d'une maquette fonctionnelle
- Validation de la solution
- Un moteur de recherche pertinent proposant des filtres permettant de retrouver facilement tout document
Résultats
- Une adoption rapide de la solution par les agents municipaux
- Un confort de travail au quotidien
- Reprise en main de la vie d'un document : plus de versions diverses d'un même document existant sur pleins de postes différents
- Utilisation de Teams lié au SharePoint pour une meilleure communication interservices
- Teams permet aussi de travailler en mode projet autour d'un thème dans un même outil avec l'appui des documents du SharePoint
